امروزه همه شرکت‌ها و فروشگاه‌ها نیاز به یک نرم افزار حسابداری دارند تا مدیریت امور مالی را به سادگی به دست بگیرند. اگر به تازگی نرم افزار حسابداری برای کسب و کار خود تهیه کرده‌اید و نمی‌دانید که چگونه باید آن را راه اندازی کنید، نگران نباشید. ما در این مقاله سعی می‌کنیم تا در چند قدم ساده نحوه راه اندازی نرم افزار حسابداری شرکتی و فروشگاهی سپیدار سیستم که پرطرف‌دارترین و پرکاربردترین نرم افزارهای مالی هستند را به شما آموزش دهیم. پیشنهاد می‌کنیم تا انتهای این مطلب همراه ما باشید.
پیش از آنکه اقدام به راه اندازی نرم افزار حسابداری کنید باید آن را روی سیستم خود نصب کنید. از آنجایی که فرایند نصب در سیستم عامل‌های مختلف بسیار ساده است، کار سختی نخواهید داشت. معمولاً نرم افزارهای حسابداری دارای راهنمای نصب هستند که با پیروی از این راهنماها به راحتی می‌توانید آن‌ها را روی سیستم خود نصب کنید. در قدم بعدی باید تمامی اطلاعات اولیه حساب‌ها، چک‌ها، کالاها و انبار خود را از قبل آماده کرده باشید. به این ترتیب در هنگام ورود اطلاعات سرعت شما افزایش پیدا می‌کند.
نرم افزار حسابداری مناسب شرکت‌های بازرگانی، تولیدی، پیمانکاری و خدماتی شخصی سازی شده اند. همچنین شما می‌توانید از نرم افزار حسابداری فروشگاهی برای اصناف مختلف استفاده کنید. در فرآیند راه اندازی سیستم حسابداری و ثبت اطلاعات، فرقی نمی‌کند که شرکت یا فروشگاه شما تازه تأسیس است یا چندین سال از فعالیت آن می‌گذرد. در اولین قدم باید تراز اولیه حساب‌ها یا مانده تمامی حساب‌های ترازنامه‌ای را در نرم افزار حسابداری جدید خود ثبت کنید. ما در اینجا فرآیند راه اندازی نرم افزار حسابداری شرکتی سپیدار را توضیح می‌دهیم. اگر نرم افزار شما از نوع فروشگاهی است، تفاوت زیادی در نحوه راه اندازی آن وجود ندارد.
برای شروع ابتدا باید سال مالی خود را ثبت کنید. این کار برای این است که بتوانید در انتهای هر سال مالی فعالیت‌های خود را بررسی کنید. اگر دوره آموزش حسابداری را پشت سر گذاشته باشید به خوبی می‌دانید که تعریف سال مالی برای تهیه لیست بیمه و مالیات نیز اهمیت بسیار زیادی دارد. برای این کار، کافی است تا وارد نرم افزار حسابداری سپیدار شوید و از منوی سمت راست در قسمت عملیات روی گزینه «سال مالی جدید» کلیک کنید. حالا کافی است تا در فرم تعریف سال مالی جدید خود عنوان، تاریخ شروع و تاریخ پایان دوره را وارد و در نهایت از قسمت بالای صفحه گزینه ذخیره را انتخاب کنید. دقت کنید که سال مالی شما باید کوچکتر مساوی 365 روز باشد.
گام دوم در راه اندازی نرم افزار حسابداری شرکتی، ثبت مانده بدهکاران یا حساب‌های دریافتنی است. برای این کار از منوی سمت راست گزینه شرکت را انتخاب و در قسمت عملیات گزینه «طرف حساب جدید» را انتخاب کنید. در فرم باز شده می‌توانید مشتریان حقیقی و حقوقی خود را تعریف کنید. همچنین امکان تعریف مانده ابتدای دوره آن‌ها تا تاریخ شروع سال مالی در نرم افزار شرکتی سپیدار وجود دارد.
در قدم بعدی باید موجودی کالا در انبار خود را وارد سیستم کنید. از آن جایی که در حال راه اندازی نرم افزار حسابداری هستید، بنابراین انبار و واحد سنجش کالا وجود ندارد. بنابراین باید آن‌ها را تعریف کنید. در منوی سمت راست، در قسمت تأمین کنندگان و انبار می‌توانید در قسمت عملیات گزینه «انبار» را پیدا کنید. حالا باید مشخصات انبار خود را وارد کنید. برای ثبت واحد سنجش نیز در همان قسمت تأمین کنندگان انبار و از قسمت عملیات می‌توانید گزینه «واحد سنجش» را انتخاب و عنوان آن مثلاً کیلوگرم را وارد کنید.
در ادامه باید از منوی سمت راست وارد قسمت تأمین کنندگان و انبار شده و از قسمت عملیات گزینه «کالا/خدمات» را انتخاب کنید. حالا می‌توانید کالا یا خدمات خود را تعریف کنید. در اینجا باید کد، عنوان، واحد سنجش و انبار را تکمیل کنید تا کالا یا خدمات شما تعریف شود. حالا می‌توانید با وارد شدن به قسمت تأمین کنندگان و انبار از قسمت عملیات با انتخاب گزینه «رسید انبار» موجودی ابتدای دوره خود را مشاهده کنید.
در مرحله چهارم راه اندازی نرم افزار حسابداری شرکتی، نوبت به ثبت موجودی ابتدای دوره حساب‌های بانکی می‌رسد. با ثبت موجودی ابتدای دوره می‌توانید درآمدها و هزینه کردهای خود را موجودی لحظه حساب بانکی را چک کنید. برای این کار، وارد قسمت دریافت و پرداخت از منوی سمت راست شوید و از قسمت عملیات، گزینه حساب بانکی را انتخاب کنید. در اینجا می‌توانید بانک و شعبه آن را از قسمت بانک و شعبه تعریف کنید. دقت کنید که تاریخ افتتاح حساب بانکی شما باید قبل یا مساوی تاریخ ابتدای سال مالی باشد.
اگر موجودی در صندوق شرکت دارید که هنوز وارد حساب بانکی نکرده‌اید، باید در هنگام راه اندازی نرم افزار مالی، موجودی ابتدای دوره خود را ثبت کنید. با وارد شدن به قسمت دریافت و پرداخت در منوی سمت راست، گزینه صندوق را از قسمت عملیات انتخاب کنید. حالا می‌توانید عنوان، موجودی اولیه و عنوان حساب را در نرم افزار حسابداری وارد کنید.
چک‌های استقرار پرداختی، چک‌هایی هستند که پرداخت کرده‌اید اما هنوز وصول نشده‌اند. برای راه اندازی نرم افزار مالی و صدور سند افتتاحیه باید این چک‌ها را به عنوان چک‌های استقرار پرداختی ثبت کنید. برای انجام این کار، وارد قسمت دریافت و پرداخت در منوی سمت راست نرم افزار حسابداری سپیدار شوید و از قسمت عملیات، گزینه «اعلامیه پرداخت» را انتخاب کنید. در فرم باز شده باید نوع، کد استقرار، طرف مقابل، تاریخ و حساب فعلی را وارد کنید. همچنین می‌توانید با تکمیل کردن قسمت شرح، توضیحاتی در مورد چک ارائه کنید.
چک‌های استقرار دریافتنی، چک‌هایی هستند که دریافت کرده‌اید اما هنوز وصل نشده‌اند. در هنگام راه اندازی نرم افزار حسابداری، این دسته از چک‌ها را نیز باید به عنوان چک‌های استقرار دریافتنی ثبت کنید. برای ثبت این نوع از چک‌ها وارد قسمت دریافت و پرداخت در منوی سمت راست شوید و از قسمت عملیات گزینه «رسید دریافت» را انتخاب کنید.
همانند چک‌های استقرار پرداختی باید نوع، کد استقرار، طرف مقابل و تاریخ را مشخص کنید. از آنجایی که چک‌ها می‌توانند وضعیت مختلفی همچون واگذار به بانک، واخواست و نزد صندوق داشته باشند، امکان انتخاب وضعیت استقرار نیز در نرم افزار فراهم شده است. با استفاده از بهترین نرم افزار حسابداری می‌توانید مدیریت بهتری بر چک‌های دریافتی و پرداختی و خود داشته باشید.
با ثبت همه اطلاعات اولیه که در گام‌های قبلی به آن اشاره کردیم، می‌توانید عملیات ابتدای دوره را به پایان برسانید و سند افتتاحیه را صادر کنید. به این ترتیب فرایند راه اندازی نرم افزار حسابداری را نیز به پایان می‌رسد. برای این کار وارد قسمت شرکت شده و از قسمت عملیات، عملیات اول دوره را انتخاب کنید. در فرم باز شده تمامی اطلاعات از موجودی اولیه تا استقرار نمایش داده می‌شود. در تب‌های مختلف اطلاعات ثبت شده را بررسی کنید و در نهایت با کلیک راست روی صفحه می‌توانید اطلاعات را تأیید کنید. اگر نیاز به ویرایش هر یک از فرم‌ها بود کافی است تا دو بار روی آن‌ها کلیک کنید.
حالا در قسمت تاریخ، تاریخ صدور سند افتتاحیه و در قسمت معین افتتاحیه، یک معین انتظامی را انتخاب کنید و در قسمت توضیحات، توضیحات مورد نیاز برای ثبت سند افتتاحیه را ثبت کنید. در انتها از قسمت بالای صفحه ذخیره را انتخاب و صدور سند افتتاحیه را انتخاب کنید. در این مرحله لازم است که از قسمت بالای فرم ویرایش سند افتتاحیه را انتخاب کنید، تا فرم سند حسابداری افتتاحیه باز شود. در دو سطر آخر معین افتتاحیه که در عملیات اول دوره انتخاب کرده‌اید، نمایش داده می‌شود، لازم است که این دو سطر را حذف و سایر اطلاعات مورد نیاز در سند افتتاحیه (مانند اطلاعات مربوط به مبلغ سرمایه) را ثبت کنید.
در این مطلب با نحوه راه اندازی نرم افزار حسابداری شرکتی و فروشگاهی سپیدار آشنا شدیم. شرکت سپیدار سیستم آسیا با سابقه بیش از یک دهه فعالیت، یکی از شرکت‌های پیش رو در ارائه نرم افزارهای مالی و راه حل‌های حسابداری نوین برای شرکت‌های بزرگ و کوچک به همراه فروشگاه‌ها و کسب و کارهای مختلف است. شما می‌توانید همین حالا با مراجعه به سایت سپیدار سیستم علاوه بر خرید نرم افزار حسابداری مورد نیاز خود، از طریق برقراری ارتباط با بخش پشتیبانی، اطلاعات کامل را در مورد نحوه راه اندازی نرم افزارهای حسابداری و استفاده از آن‌ها به دست آورید.
