در بحث ارتباطات غيركلامي تشريفات بايستي 4 مسئله مهم در كانون توجه مدير روابط عمومي و كارگزاران انجام مراسم تشريفات قرار گيرد.
1- اينگونه از ارتباطات از آن نظر اهميت دارند كه مي توانند به تحكيم روابط دو فرد يا دو كشور كمك شاياني بكنند.
2- عدم رعايت آنها باعث بر هم خوردن روابط بين اين دو مي شود.
3- بروز هرگونه خطايي در ارتباطات غيركلامي ممكن است مجادله انگيز و يا بحران زا شود تا حدي كه گاهي اوقات باعث بر هم خوردن مراسم تشريفات و حتي منجر به تيره شدن روابط دو كشور نيز مي شود
4- ” كانالهاي برقراري ارتباطات غيركلامي بسيار است ولي اهم ان كه در تشريفات مورد نظر است عبارتست از 8 مورد ذيل كه بايستي مورد توجه قرار گيرد البته اين نكته را هم نبايد از نظر دور داشت كه هر يك از اين حركات غيركلامي مفهوم خاصي مي تواند با توجه به فرهنگ خاص كشورهاي ميهمان و يا عرف ديپلماتيك داشته باشد.”
- زبان بدن ( حركت گفتاری)
2- صداي آوايي ( شبه صوتي)
3- فضا ( مجاورت)
4- زمان ( زماني)
5- شامه ( بو)
6- زيبايي شناسي ( موزيك و رنگ)
7- مشخصات فيزيكي ( شكل بدن، اندازه و رنگ پوست)
8- مصنوعات ( لباس، لوازم آرايش، عينك ها، جواهرات)
ولي از آنجايي كه تشريح و توضيح كليه كانالهاي ارتباط غيركلامي و ابزارهاي آن مستلزم صرف وقت و حوصله و مثنوي 70 من كاغذ مي شود از ميان اين 8 مورد به بيان مهمترين آن يعني فضا « مجاورت» مي پردازيم و دانستن بقيه موارد را به مطالعه جداول پيوستي و مقالات بعدي موكول مي كنيم.انسانها در برقراري ارتباطات چهره به چهره فاصله هاي خاصي را براساس الزامات اجتماعي و هنجارهاي اجتماعي رعايت مي كنند كه عمده ترين آنها در بحث تشريفات عبارتند از گروههاي 4 گانه حريم ها و فاصله ها كه در ذيل به آن اشاره مختصري مي شود:
الف- فاصله يا حريم خصوصي«Intimate distance » فاصله يا حريم خصوصي همانطور كه از اسمش پيداست در روابط دوستانه و صميمانه بين افراد رعايت مي شود و نبايد از آن در روابط رسمي و تشريفاتي استفاده كرد مگر بر حسب ضرورت. از نمونه هاي بارز اين نوع فاصله كه حداكثر تا 45 سانتيمتر را شامل مي شود، مي توان به بغل كردن يا بوسيدن طرف مقابل اشاره كرد. لازم به توضيح است كه هيچ كسي حق ورود به حريم خصوصي يك مقام رسمي و تشريفاتي را ندارد مگر آنكه محرم اسرار فرد و يا بسيار مورد اعتماد وي باشد.
ب- فاصله يا حريم شخصي«Personal distance»اين نوع فاصله كه از 45 تا 120 سانتيمتر را شامل مي شود معمولا در مصاحبه ها و گفتگوهاي دو نفره رعايت مي شود.
ج- فاصله يا حريم اجتماعي «Social distance »فاصله يا حريم اجتماعي بين 120 تا 160 سانتيمتر متغير است. همه فاصله هايي كه الزاما ما در روابط خود با محيط اجتماعي و ديگران ملزم به رعايت آن هستيم و يا بدون آنكه خود متوجه آن باشيم آنرا رعايت مي كنيم به نوعي فاصله يا حريم اجتماعي نام دارند.
د- فاصله يا حريم عمومي «Public distance »اين نوع فاصله از 360 تا 600 سانتيمتر متغير بوده و عموما در سالن هاي كنفرانس و سخنراني ها يا كلاسهاي درس از سوي افراد رعايت شده و مورد توجه قرار مي گيرد. بديهي است هر يك از اين فاصله ها ويژگيهاي آوايي مخصوص به خود را دارد كه در هنگام ارائه محتوا، اين ويژگي ها تغيير پيدا نموده و آنها را از يكديگر متمايز مي سازد.
