مدیریت تردد پرسنل برای بسیاری از مدیران سازمان‌ها و ادارات یک مساله چالش‌ برانگیز است. مشکلات مرتبط با مدیریت تردد کارمندان معمولاً به دلایل مختلفی مانند کنترل زمان، نظارت بر حضور و غیاب و حفظ نظم و انضباط درون سازمانی به وجود می‌آیند.

دستگاه حضور و غیاب با تکنولوژی ‌های مختلفی مانند دستگاه حضور و غیاب اثر انگشتی، کارت‌خوان (RFID) یا دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره می توانند بر اساس نیازهای سازمان یا کسب و کار، تردد پرسنل را کنترل و مدیریت کنند.

در اینجا به چند نمونه از چالش‌ های مدیران در ارتباط با کنترل تردد پرسنل اشاره می‌کنیم و نقش دستگاه حضور و غیاب در حل این مشکلات می پردازیم :

زمان ورود و خروج

در بسیاری از سازمان‌ها و ادرات به دلیل عدم وجود دستگاه حضور و غیاب، ورود و خروج پرسنل ثبت نمی شود و مدیران این سازمان ها با مشکلاتی مانند ورود دیرهنگام، خروج زودهنگام یا اضافه‌کاری ‌های غیررسمی پرسنل مواجه هستند.

همچنین کارکنان در یک سازمان ممکن است زمان دقیقی برای شروع یا پایان کار نداشته باشند که این باعث می‌شود مدیریت نتواند به درستی ساعات کار پرسنل را مدیریت و برنامه‌ریزی کند یا حقوق و دستمزد کارکنان را به طور دقیق محاسبه کند.

برای حل این چالش و کنترل دقیق زمان ورود و خروج، نصب دستگاه‌ حضور و غیاب الزامی است. این دستگاه می‌توانند به صورت دقیق زمان ورود و خروج هر فرد را ثبت کنند. این اطلاعات به‌طور خودکار در نرم‌ افزار حضور و غیاب ذخیره می‌شود و به مدیران این امکان را می‌دهد که نظارت دقیقی بر ساعات کاری پرسنل داشته باشند.

تردد غیرمجاز

از جمله چالش های مدیران، استفاده از روش‌های غیرمجاز تردد توسط پرسنل (مثل ورود از طریق کارت همکار یا دستکاری سیستم) می باشد. به عنوان مثال برخی از کارمندان ممکن است کارت یا اسم همکاران خود را ثبت کند و به این ترتیب امکان تقلب در ساعات کاری و حضور و غایب پرسنل وجود دارد.

مدیران می توانند با نصب دستگاه‌ حضور و غیاب با فناوری‌های پیشرفته مانند تشخیص چهره، اثر انگشت یا عنبیه تردد پرسنل را به‌طور دقیق ثبت کنند. این امر به مدیران کمک می‌کند تا از تقلب در ثبت ساعت‌ های کاری جلوگیری کنند.

مدیریت مرخصی‌ و اضافه ‌کاری

مدیریت دقیق مرخصی‌، اضافه‌کاری و سایر موارد مربوط به ساعات کاری کارمندان به صورت دستی می‌تواند بسیار پیچیده و زمان‌بر باشد. مخصوصا در یک شرکت بزرگ، اگر پرسنل مرخصی‌های خود را به صورت دستی ثبت کنند، احتمال خطا در محاسبه ساعات کاری، مرخصی یا اضافه‌کاری وجود دارد.

نرم ‌افزار حضور و غیاب معمولاً امکاناتی برای ثبت مرخصی، اضافه‌ کاری و غیبت به صورت خودکار دارند. مدیران سازمان با استفاده از این نرم‌ افزار می‌توانند محاسبات دقیقی ساعات حضور و غیاب کارمندان را انجام دهند و به طور خودکار ساعات مرخصی یا اضافه‌ کاری را در گزارش ‌های خود ثبت کنند.

محاسبه حقوق و دستمزد

جمع ‌آوری و تحلیل داده ‌های حضور و غیاب پرسنل به صورت دستی می ‌تواند بسیار وقت ‌گیر و دشوار باشد. یک مدیر منابع انسانی برای محاسبه حقوق ماهانه کارکنان باید ساعات کاری دقیق هر فرد را از روی جدول حضور و غیاب افراد به صورت دستی استخراج کند که ممکن است باعث اشتباهات و اتلاف وقت شود.

برای رفع این مشکل نرم ‌افزار های حضور و غیاب می‌توانند گزارش ‌های دقیقی از وضعیت حضور و غیاب پرسنل ایجاد کنند. این نرم ‌افزارها می‌توانند به طور خودکار گزارشی از ساعات کاری، مرخصی‌ها، غیبت‌ها و اضافه‌کاری‌ها ایجاد کنند که مدیران می‌توانند به راحتی آن‌ها را بررسی و تحلیل کنند.

برخی از نرم ‌افزارهای حضور و غیاب مانند ویسمن حتی امکان اتصال به سیستم حقوق و دستمزد را دارند و فرآیند محاسبه حقوق کارکنان را به‌صورت خودکار انجام می‌دهند.

کنترل دسترسی

یکی از مشکلات اساسی در مدیریت تردد پرسنل، کنترل دسترسی پرسنل به مناطق مختلف سازمان است. اگر تردد افراد به‌طور دقیق مدیریت نشود، ممکن است اشخاصی که مجاز به ورود به بخش‌های خاصی از سازمان نیستند، به آن بخش‌ها دسترسی پیدا کنند. به عنوان مثال در یک بیمارستان، ممکن است افراد غیرمجاز به بخش‌های حساس مانند اتاق عمل یا آزمایشگاه وارد شوند و یا در یک اداره وارد نقاط حساسی مانند اتاق سرور یا بخش تجهیزات گران قیمت شوند.

مدیران سازمانی می توانند با استفاده از دستگاه‌های حضور و غیاب در سیستم‌ های کنترل دسترسی ، تنها به کارکنانی که مجوز ورود به مناطق خاص را دارند، اجازه تردد از درب‌های مشخص دهند. استفاده از سیستم‌ اکسس کنترل درب برای تامین امنیت در مکان‌های مختلف بسیار مهم بوده و برای کاربران شرکت‌ها بسیار ضروری است.

چرا دستگاه حضور و غیاب مهم است؟

یکی از بزرگ‌ترین چالش‌های مدیران در سازمان ها، مدیریت حضور و غیاب و کنترل تردد کارکنان است. این مسئله نه تنها بر بهره ‌وری شرکت تأثیر می‌گذارد بلکه به صورت مستقیم به حقوق و دستمزد کارکنان مرتبط است. دستگاه حضور و غیاب کمک می‌کند تا تمام این فرآیندها به صورت خودکار، دقیق و بدون تقلب انجام شوند.

همانگونه که گفتیم دستگاه‌ حضور و غیاب و نرم‌ افزارهای مرتبط مانند نرم افزار حضور و غیاب و حقوق و دستمزد می‌توانند کمک زیادی به مدیران در حل چالش‌های مدیریت تردد پرسنل کنند. این سیستم‌ها با ارائه اطلاعات دقیق و آنی، کاهش خطای انسانی، و امکان نظارت دقیق بر حضور و غیاب، به بهبود کارایی و انضباط سازمانی کمک می‌کنند.

در واقع دستگاه حضور و غیاب یکی از ابزارهای اساسی در هر سازمان برای مدیریت حضور و غیاب و عملکرد پرسنل است. این دستگاه‌ها وظیفه دارند زمان ورود، خروج، مرخصی و اضافه‌کاری کارمندان را به طور دقیق ثبت کنند و از بروز خطاهای انسانی جلوگیری کنند.

استفاده از این سیستم‌ها باعث می‌شود که کارفرمایان به شکل دقیق‌تری بر عملکرد کارکنان نظارت داشته باشند و فرآیند پرداخت حقوق و دستمزد به‌صورت خودکار و بی‌خطا انجام شود. امروزه بسیاری از کسب ‌و کارها، از کوچک تا بزرگ، از این دستگاه ‌ها استفاده می‌کنند تا بتوانند فرآیند مدیریت منابع انسانی را بهبود بخشند.

 خرید دستگاه حضور و غیاب

هنگام خرید دستگاه حضور و غیاب، باید چندین عامل مهم را در نظر بگیرید. از جمله مواردی که باید توجه کنید، نوع تکنولوژی، ظرفیت دستگاه، امکانات نرم‌افزاری و قیمت دستگاه است..

شرکت مهرکیا انواع دستگاه حضور و غیاب، گیت کنترل تردد، اکسس کنترل و نرم افزار مدیریت دستگاه حضور و غیاب را ارایه می کند. در سایت شرکت مهرکیا (( mehrkia.com ، امکان خرید آنلاین انواع دستگاه حضور و غیاب از برندهای معتبر مانند ZKTeco، Suprema، Virdiو Timy با گارانتی معتبر فراهم می باشد.

نرم‌افزار مدیریت دستگاه حضور و غیاب مهراکسس محصول شرکت مهرکیا، کلیه سخت افزارهای حضور و غیاب اثر انگشتی، کارتی و تشخیص چهره و… را در برند‌های مختلف پشتیبانی می‌کند و این امکان را به شما می‌دهد که بتوانید به صورت آنلاین در هر کجا که هستید وضعیت دسترسی و حضور و غیاب کارمندانتان را در کل کشور به صورت آنلاین و در لحظه مشاهده کنید.

اگر قصد خرید دستگاه حضور و غیاب برای سازمان یا کسب و کار خود را دارید، تیم فروش شرکت مهرکیا آماده است تا شما را در انتخاب بهترین دستگاه حضور و غیاب و نرم افزار حضور و غیاب مناسب با سازمان شما راهنمایی کند. برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره رایگان با ما تماس بگیرید:

02122175579

09120405057

.