نرم افزار MSP چیست و چرا همه مدیران باید آن را بشناسند

یکی از حیاتی‌ترین اقدامات برای موفقیت در بازار امروزی، استفاده صحیح از فناوری اطلاعات می‌باشد و همین باعث شده تا کار با داده‌ها و اطلاعات، به بخشی جدایی‌ناپذیر در تمامی پروژه ها مبدل گردد.

در این بین نرم افزار هایی پا به میدان گذاشته اند و فرایند های سنتی را هوشمندانه و با سرعتی شگفت آور، تحلیل می کنند؛ یکی از این نرم افزار ها، نرم افزار مدیریت پروژه MSP می باشد.

نرم افزار MSP یکی از محبوب ترین نرم افزار های مدیریت و کنترل پروژه در ایران است و کمتر مدیر پروژه ای را می توان یافت که حداقل نام این نرم افزار را هم نشنیده باشد.

نام MSP مخفف عبارت Microsoft Project می باشد و همان طور که مشخص است، نرم افزار MSP یا MS Project عضوی از خانواده Microsoft Office می باشد.

شرکت مایکروسافت، اولین نسخه از نرم افزار مدیریت پروژه MSP را در سال 1984 برای سیستم عامل DOS ارائه نمود و تا امروز، دست از به روز رسانی این نرم افزار نکشیده است.

مخاطبان نرم افزار MSP

محبوبیت نرم افزار MSP در بین مدیران و کارشناسان ارگان های پروژه محور بسیار بالا می باشد.

به صورت کلی، نرم افزار MS Project توسط فارغ التحصیلان رشته های عمران، صنایع،مدیریت صنعتی و به عبارتی تمامی افراد درگیر یک پروژه مورد استفاده قرار می گیرد.

فارغ از استفاده فردی، نرم افزار MSP برای شرکت هایی که برای برنامه ریزی دقیق و متمرکز پروژه ها اهمیت ویژه ای قائل اند، بسیار ضروری است؛ چرا که مدیریت متمرکز منابع و ظرفیت ها، ارائه گزارش های دقیق و کارآمد برای این شرکت ها بسیار حیاتی است و از طرفی انجام این موارد با نرم افزاری مانند MS Project بسیار آسان و قابل دسترس خواهد بود.

MSP فقط برای مدیران و مهندسان کاربرد دارد؟

پس از مطالعه بخش قبل شاید به این نتیجه رسیده باشید که نرم افزار MSP، صرفا برای مدیران پروژه یا مهندسین درگیر پروژه کاربردی است، ولی اگر کمی به زندگی روزمره خود دقت کنیم، خواهیم دریافت که هر یک از ما در زندگی روزمره خود درگیر تعداد بسیاری از پروژه های کوچک و بزرگ هستیم.

این پروژه ها می تواند برنامه ورزشی یا حتی درسی باشد، فقط کافی است اطلاعات مورد نیاز را در نرم افزار وارد کنید و نقشه راه خود را به وضوح مشاهده نمایید.

بنابر این نرم افزار MSP، نه تنها در کار و پروژه ، بلکه در زندگی شخصی و روزمره هم کارا و اثربخش است.

نسخه های نرم افزار MSP

نرم افزار MS Project در دو نسخه مختلف ارائه می شود که در ادامه به معرفی هر یک خواهیم پرداخت.

1- Microsoft Office Project Standard

این نسخه از نرم افزار MSP، برای استفاده در پروژه های کوچک (احداث پروژه برج) طراحی شده است.

2- Microsoft Office Project Professional

این نسخه از نرم افزار MSP، علاوه بر دارا بودن تمامی امکانات نسخه استاندارد، قابلیت ادغام با Microsoft Project Server و Web Access Project را نیز دارد.

بنابر این اگر قصد دارید پروژه تحت مدیریت را به صورت انفرادی مدیریت و کنترل نمایید، نسخه استاندارد نرم افزار برایتان کفایت خواهد کرد؛ ولی اگر در پروژه ای عظیم قصد فعالیت دارید و برای مدیریت پروژه نیاز به همکاری با اعضای مختلف پروژه را دارید، توصیه ما استفاده از نسخه حرفه ای نرم افزار MS Project می باشد.

مزایا و معایب نرم افزار MSP

حال که با نرم افزار MSP آشنا شدیم، به معرفی مزایا و معایب این نرم افزار خواهیم پرداخت.

مزایا MSP

1.سهولت در استفاده : از آنجا که نرم افزار MSP یکی از اعضای خانواده Microsoft Office است، اگر سابقه استفاده از دیگر محصولات Office مانند Excel یا حتی Word را داشته باشید، فرایند آموزش MSP برایتان بسیار آسان خواهد بود؛ در غیر این صورت نیز به علت رابط کاری زیبای محصولات شرکت Office، فرایند سخت و زمانبری را برای یادگیری نرم افزار MS Project در پیش نخواهید داشت.

2.انعطاف پذیری بسیار بالا : یکی از ویژگی های منحصر به فرد نرم افزار های شرکت Office، قابلیت برنامه نویسی در این نرم افزار های می باشد؛ به طوری که در استفاده از نرم افزار MSP هرگز با کمبود امکانات نرم افزاری مواجه نمی شوید و در هر زمان می توانید امکاناتی را به نرم افزار اضافه نمایید.

3.ارتباطی آسان در بستر اینترنت : یکی از مزیت های MS Project نسبت به سایر نرم افزار های مدیریت پروژه، مدیریت پروژه در بستر اینترنت می باشد؛ با استفاده از این امکان، افراد قادر خواهند بود تا بدون نیاز به نصب نرم افزار ام اس پروجکت وظایف خود را مشاهده و ثبت نمایند.

معایب MSP

1.یکی از مشکلات بزرگ این نرم افزار این است که اعمال تغییرات در برنامه زمان بندی و ظرفیت عملیاتی پروژه ها در عمل بسیار مشکل است؛ لذا بسیار دیده میشود که در ابتدای پروژه یک برنامه زمان ارائه شده و تا انتهای پروژه بدون تغییر باقی می ماند.

2.تعدد نسخه ها : همان طور که پیشتر اشاره شد، شرکت مایکروسافت همواره در حال به روز رسانی نرم افزار MSP است؛ از جنبه ای این مورد از مزایا نرم افزار MS Project می باشد و از جنبه ای دیگر ممکن است کارفرما و پیمانکار از نسخه های مختلفی استفاده نمایند و همین باعث اختلال در پروژه می شود؛ بنابراین همواره بایستی از جدیدترین نسخه نرم افزار استفاده نمایید تا درگیر این مشکل نشوید (آخرین نسخه ارائه شده MSP نسخه 2019 می باشد).

3.کاهش کارایی برای پروژه های بسیار عظیم : در صورتی که پروژه ای بسیار عظیم در اختیار دارید ممکن است استفاده از MSP برایتان راهگشا نباشد و مجبور به استفاده از سایر نرم افزار های مدیریت پروژه مانند پریماورا شوید؛ البته این نرم افزار پیچیدگی های خاص خودش را نیز دارد و این سبک موضوعات باعث تردید برخی از کاربران نسبت به انتخاب MSP و Primavera شده است؛ از آن جا که مقایسه دو نرم افزار ام اس پروجکت و پریماورا موضوع اصلی این مقاله نیست، شما عزیزان می توانید با کلیک بر روی قسمت لینک شده، مقاله جامع مقایسه MSP و Primavera را مطالعه نمایید و در انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه، آگاهانه تصمیم بگیرید.

4.هزینه بالا : در صورتی که قصد داشته باشید نسخه اصلی این نرم افزار را تهیه نمایید بایستی رقم گزافی را بپردازید.

مهم‌ترین ویژگی های نرم افزار MSP

در بخش های قبل با ویژگی ها و کاربرد های نرم افزار ام اس پروجکت آشنا شدیم؛ ولی در این قسمت قصد داریم تا کلیدی ترین ویژگی های MSP را به شما عزیزان معرفی نماییم.

• رابط کاربری آسان، زیبا و قابل درک
• کنترل و مدیریت بودجه و همچنین پیشرفت پروژه
• بهینه سازی نما ها، متناسب با سلیقه و نوع پروژه
• قابلیت ادغام با نرم افزار های بسیاری همچون خانواده Office

مدیریت پروژه با MSP بهتر است یا اکسل ؟

یکی از پرتکرار ترین سؤالات کاربران، انتخاب بین MSP  و اکسل برای شروع مدیریت پروژه ها می باشد.

این سؤال از آنجا نشأت می گیرد که برخی از کاربران با نرم افزار اکسل آشنا هستند و قصد یادگیری نرم افزار جدیدی را برای مدیریت و کنترل پروژه ندارند؛ این سوال مانند این است که بگویید خودرو من 4 چرخ دارد و حرکت می کند، خودرو های مخصوص مسابقات فرمول 1 هم 4 چرخ دارند و حرکت می کنند، پس می توانم در مسابقات فرمول 1 پراید خودم را بردارم و به رقابت بپردازم.

هر نرم افزاری کاربرد خود را دارد ، حتی اگر به مثال قبلی مان هم بازگردیم، در محیط شهری پراید برایمان کاربردی تر از خودرو مخصوص فرمول 1 است؛ اکسل هم در بسیاری از موضوعات کاربردی است ولی در مدیریت پروژه بهتر است از نرم افزار MSP استفاده نماییم؛ ولو اگر اکسل توانایی جایگزینی با MSP را داشت، مایکروسافت هرگز MSP را عرضه نمی کرد.

حال اگر تصمیم به استفاده از MSP را گرفته اید، بایستی به دنبال منبعی آموزشی برای این نرم افزار باشید که در عین حجم کم، کاملا جامع باشد و پس از پایان آموزش و در حین مدیریت پروژه به علت نقص آموزش اخلالی در پروژه به وجود نیاید. 

یکی از میلیون ها دوره آموزشی MSP موجود در سطح اینترنت، دوره جامع آموزش MSP وب سایت ساختمون 24 می باشد که بر اساس نسخه 2019 نرم افزار MSP تدوین شده و در 6 ساعت هر آنچه یک مدیر پروژه از نرم افزار MSP نیاز دارد را آموزش داده است؛ جهت دریافت اطلاعات بیشتر در مورد این دوره آموزش MSP می توانید بر روی قسمت لینک شده کلیک نمایید.