تخصیص منابع به پروژه هایی که مهمترین اولویت هستند

تخصیص بهینه‌ی منابع محدود، انتخاب تیم و رهبری مناسب، مهم‌ترین عواملی هستند که به شما کمک می‌کنند در موعد مقرر وظایفتان را با موفقیت به پایان برسانید.

به گزارش انتخاب، یکی از سخت‌ترین وظایف رهبر کسب‌وکار، تصمیم‌گیری‌های حیاتی در مورد پروژه‌ها و وظایف مهمی است که بر عهده‌ی دارد. هرروز باید یک وضعیت اورژانسی را مدیریت کنید، پروژه‌ها را اولویت‌بندی کنید و تصمیم‌های مهمی اتخاذ کنید که حیات بلندمدت کسب‌وکارتان را تحت تأثیر قرار می‌دهد. مشخصاً شما نمی‌توانید به‌تنهایی همه‌ی مسئولیت‌ها را به عهده بگیرید و تکمیل کنید. به همین دلیل به‌عنوان یک رهبر هوشمند، به یک تیم عالی و همچنین شبکه‌ای از ارتباطات مؤثر نیاز دارید. اما چگونه می‌خواهید منابع مناسب را به پروژه‌های مناسب اختصاص دهید؛ مخصوصاً وقتی‌که هرکدام از این پروژه‌ها را به‌عنوان یک اولویت برتر می‌بینید؟

نیاز به اولویت‌بندی مجدد

اکثر مردم، برای سازمان‌دهی وظایفشان، کارها را بر اساس اهمیت و ضرورت اولویت‌بندی می‌کنند. بر اساس این روش، اقلام فوری و ضروری اولویت مهم به شمار می‌روند و مواردی که نه فوری هستند و نه مهم، پایین‌ترین اولویت محسوب می‌شوند. اما همان‌طور که جیک گیبسون، مؤسس شرکت نردوالت می‌گوید، این روش برای مدیران متوسط در شرکت‌های بالغ مناسب است. برای کارآفرینانی که تازه استارتاپ خود را راه‌اندازی کرده‌اند، تکمیل کارها به این سادگی نیست؛ چراکه اولویت‌های زیادی با دامنه‌ی نامشخص وجود دارد و خطوط واضح و روشنی برای درجه‌بندی بر مبنای اهمیت موجود نیست.

شما باید با یک سیستم اولویت‌بندی جدید، همه‌ی اولویت‌های پیشین خود را مورد بازبینی قرار دهید. به ابعاد مختلف وظایف خود دوباره نگاه کنید (ازجمله سودآوری هر فرایند، منابعی که به آن‌ها اختصاص می‌دهید، سرعت انجام هر پروسه و ارزشی که برای مشتریان و سرمایه‌گذاران ایجاد می‌کنند) تا بهترین تصمیم را اتخاذ کنید.

تخصیص منابع

در مرحله‌ی بعد، اطمینان حاصل کنید که ابزار مناسب را برای بررسی پروژه‌ها و تخصیص منابع به آن‌ها در اختیار دارید. برخی از نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و مدیریت منابع، طوری طراحی‌ شده‌اند که به شما اجازه می‌دهند مهارت‌ها، ظرفیت‌ها و قابلیت‌های کارمندانتان را با دستورالعمل‌ها و اولویت‌های هر پروژه مطابقت دهید.

این رویکرد عینی تخصیص منابع به شما کمک می‌کند درکی واقعی از ملزومات هر پروژه به دست آورید و از این اطلاعات برای توزیع منابع در پروژه‌های مختلف استفاده کنید.

انتخاب تیم

بیش از ۴۰ درصد از افرادی که به‌عنوان برترین کارآفرینان سال شناخته‌شده‌اند، توانایی خود در برقراری ارتباطات، توصیف اهداف و ایجاد اشتیاق در تیم را بزرگ‌ترین دستاورد خود می‌دانند.

کارمندان شما، نیروهایی هستند که مسئولیت موفقیت پروژه‌ها را به عهده‌دارند. بنابراین بسیار مهم است که افراد مناسب را برای موقعیت‌ها و اولویت‌های مناسب انتخاب کنید. نرم‌افزارهای مدیریت منابع به شما کمک می‌کنند کاندیداهای شغلی را بر اساس مهارت‌ها و نیازهایی که دارید، انتخاب کنید. بااین‌حال اگر می‌خواهید هر پروژه را با موفقیت به پایان ببرید، باید دقیقا نقاط ضعف و قوت تیمتان را بشناسید و بدانید چگونه این فراز و فرودها را به توازن برسانید. این کار برای کارآفرینانی که به‌تازگی کار خود را آغاز کرده‌اند و همچنین سازمان‌های بزرگی که در آن‌ها یک هیئت‌مدیره حاکم است، کمی سخت‌تر خواهد یود.

توزیع مدیریت

یکی از کلیدهای موفقیت این است که مسئولیت پروژه‌های مختلف را به رهبران تیم و مدیرانی بسپارید که می‌توانند منابع مورد نیاز هر پروژه را از شما تحویل بگیرند و به شما اطمینان بدهند که در موعد مشخص، کار را تکمیل می‌کنند.

اگر سعی کنید همه‌ی کارها را به‌تنهایی مدیریت کنید بدون اینکه پروژه‌ها را بهینه و مؤثر پیش ببرید، زمان زیادی را تلف می‌کنید. اندرو کارنگی می‌گوید:

اگر روزانه ۱۰ ساعت وقت خود را صرف کار می‌کنید، انسان تنبلی هستید. کار من این است که افراد خوب را دورهم جمع می‌کنم و هرگز به آن‌ها دستور نمی‌دهم. راهنمایی‌های من به تیم، از پیشنهاد فراتر نمی‌رود.
بهتر است افراد قابل‌ اعتماد را برای مدیریت پروژه‌ها بکار بگیرید. فراموش نکنید که روی اولویت‌های مهم‌تر متمرکز باشید.

کاهش حجم کار

پری مارشال، مشاور کارآفرینی، تأکید دارد که اصل پارتو را به یاد داشته باشید. اصلی که می‌گوید ۸۰ درصد نتایج، از ۲۰ درصد تلاش‌های شما حاصل می‌شوند. این اصل در مورد مدیریت زمان هم صادق است. باید بیشتر زمان خود را صرف اموری کنید که بهترین نتایج را به شما می‌دهند و هر کاری را که در این دسته قرار نمی‌گیرد، کنار بگذارید.

اگر وظایف و اولویت‌های زیادی را روی میز خود گذاشته‌اید، باید برخی از آن‌ها را حذف کنید. مسلماً همه‌ی این وظایف برای شما ارزش یکسانی ایجاد نمی‌کنند. کمی وقت بگذارید تا بفهمید کدام‌یک از این امور یا مسئولیت‌ها، در بلندمدت ارزش‌آفرینی کمتری دارد. از اینکه آن‌ها را کنار می‌گذارید اصلاً نگران نباشید؛ حتی اگر این کار به معنی جدا شدن از برخی مشتریان فعلی یا تغییر طرح‌های رشد کسب‌وکار شما است.

تخصیص منابع، کار آسانی نیست. به‌ویژه زمانی که همه‌ی پروژه‌ها را اولویت اول قرار داده‌اید. کمی وقت بگذارید تا نقاط ضعف خود را بشناسید و رویکردهای خود را مورد بازبینی قرار دهید. با تخصیص بهینه‌ی منابع و تقسیم وظایف بین مدیران و سرپرستان مناسب، کارایی سازمانتان را به حداکثر برسانید.