از جلسات تیمی گرفته تا مشاوره با مشتریان، فضای اتاق کنفرانس شما میزبان مجموعه ای از جلسات مهم است که به حفظ تیم شما کمک می کند. طراحی و ساخت سالن کنفرانس باعث می شود تا بتوانید شرکت کنندگان را برای جلسات سازنده تر راحت تر درگیر نگه دارید؛ بنابراین شناخت ضوابط طراحی اتاق کنفرانس بخشی حیاتی از عملیات تجاری شما است. با رویکرد طراحی سالن کنفرانس مناسب، می توانید تجربه جلسه را بهبود بخشیده و بهره وری بیشتری را در طول جلسات تجربه کنید.
هنگام طراحی اتاق کنفرانس تیم خود، مهم است که نه تنها کارمندان و مشتریانی که از فضا استفاده می کنند، بلکه هدف آن را نیز در نظر بگیرید. هر اداره و تیمی متفاوت است و اهداف یک جلسه بر اساس این که با چه کسی در مورد چه چیزی ملاقات می کنید و اهداف پشت برگزاری جلسه چیست، می تواند متفاوت باشد.
اگر به دنبال راه هایی برای ایجاد یک محیط بهینه در اتاق های جلسه خود هستید، شناخت ضوابط طراحی اتاق کنفرانس اهمیت دارد. این ضوابط بسیار گسترده هستند و ما در این بخش و با درنظرگرفتن همین اصول نکاتی را می گوییم که به شما در طراحی و ساخت سالن کنفرانس کمک کند. با درنظرگرفتن این ضوابط طراحی اتاق کنفرانس، می توانید فضای خود را به طور مؤثرتری توسعه دهید و فضایی ایجاد کنید که همکاری و نوآوری را تشویق می کند.
تصور کنید جلسه بسیار مهمی دارید، این جلسه را در خانه خود، یک کافه معمولی، رستورانی در منطقه ای خوب یا در یک اتاق کنفرانس بی نظیر برگزار می کنید. آیا می توانید از نتیجه یکسان برگزاری جلسه در هرکدام از این مکان ها مطمئن باشید؟ آیا کیفیت جلسه ای که در خانه تان برگزار می شود با جلسه ای که در یک رستوران یا یک اتاق کنفرانس در شرکت خودتان برگزار می شود برابر است؟
احتمالاً با توجه به مقدمه ای که در بالا به آن اشاره کردیم، شما هم با ما موافق هستید که نتیجه این جلسات یکسان نیستند. چه دوست داشته باشید این واقعیت را بپذیرید و چه دوست نداشته باشید، طراحی سالن کنفرانس با درنظرگرفتن ضوابط طراحی اتاق کنفرانس می تواند روی شرکت کنندگان جلسات تأثیر مستقیمی بگذارد. هر چقدر این ضوابط به ظاهر ساده را بیشتر جدی بگیرید کیفیت بالاتری را تجربه خواهید کرد و از همه مهم تر خود را بهتر نزد کارکنان یا حتی مشتریان خود نشان می دهید.
می توانید اتاق کنفرانسی را بدون تجهیزات تصور کنید؟ یک فضای خالی بدون هیچ گونه تجهیزاتی می تواند چه کارکردی برای شما داشته باشد؟ اینجا است که نقش بااهمیت طراحی و تجهیز سالن کنفرانس با تجهیزات باکیفیت خود را نشان می دهند. البته نه تجهیزات معمولی بلکه تجهیزاتی باکیفیت بالا! خودتان تصور کنید، قرارگرفتن در محیطی با تجهیزات باکیفیت بالا و البته هوشمند تا چه اندازه می تواند تأثیرگذار و مؤثر باشد؟
این تجهیزات می توانند از تخته های هوشمند تا پروژکتور و صفحه نمایش و سیستم صوتی متفاوت باشند. هنگام طراحی سالن کنفرانس، تجهیزات مناسب برای تیم شما ضروری است. شما باید ابزارهای مناسبی را برای کارمندان و مشتریان برای به اشتراک گذاشتن ایده های خود، پردازش اطلاعات و همکاری با دیگران در طول جلسه فراهم کنید. همچنین در دنیای امروز در طراحی اتاق کنفرانس مدرن به استفاده از فناوری هوشمند نیاز دارید تا همه بتوانند تجربه ای راحت تر و جذاب تر داشته باشند.
مثلاً تخته های هوشمند برای ایجاد جذابیت بصری به منظور توضیح مفاهیم ضروری و درگیرکردن شرکت کنندگان مناسب هستند. پروژکتورها و صفحه نمایش هم برای به اشتراک گذاری ایده ها اهمیت دارند و در نهایت سیستم صوتی کارآمد باعث می شود صدا واضح باشد.
اندازه فضای شما هر چقدر باشد، به یاد داشته باشید با چیدمان مناسب باید فضایی را ایجاد کنید که برای ظرفیت افرادی که باید میزبانی کنید راحت باشد، و مطمئن باشید که شرکت کنندگان فضای شخصی کافی دارند. در واقع دکوراسیون سالن کنفرانس باید به شکلی باشد که حتی اگر میزبان گروه بزرگی هم هستید بازهم همه افراد فضای خصوصی لازم را داشته باشند.
رنگ ها می توانند به طور قابل توجهی بر نحوه درک شرکت کنندگان از شرکت شما و نحوه تعامل آن ها با جلسه تأثیر بگذارند. طراحی سالن کنفرانس اداری باید به گونه ای باشد تا با زیبایی کلی ساختمان مطابقت داشته باشد. اگر دفتر شما یک استارت آپ جوان است، ممکن است استفاده از رنگ های پرانرژی تر مناسب باشند؛ درحالی که اگر میزبان جلسات رسمی تری هستید احتمالاً درنظرگرفتن طراحی کلاسیک و ظریف برای دکوراسیون سالن کنفرانس مناسب خواهد بود.
به طور کل توجه داشته باشید رنگ هایی را انتخاب کنید که ضمن هماهنگی با رنگ برندتان به آرامش افراد حاضر در جلسه کمک کنند. به عنوان مثال، رنگ های روشن می توانند به اتاق کمک کنند تا جادارتر و پویاتر به نظر برسد. همچنین ممکن است در اتاقی با پالت به طور کلی خنثی، لازم باشد دیواری را با رنگ متفاوتی برجسته کنید.
از آن جایی که ممکن است در زمان های مختلف از فضای اتاق کنفرانس خود برای اهداف مختلفی استفاده کنید، باید این فضا انعطاف پذیری لازم را برای سازگارشدن با نیازهای متفاوت داشته باشد. یکی از گزینه های عالی برای کمک به انعطاف پذیرترشدن اتاق، سرمایه گذاری روی مبلمان متحرک است. گزینه هایی که به شما امکان می دهند صندلی ها و میزها را به راحتی مرتب کنید، می توانند به شما کمک کنند تا برای گروه بزرگ تر یا کوچک تری از شرکت کنندگان هماهنگ شوید. حتی گنجاندن دیوارهای متحرک هم می تواند فضای جلسه شما را به اتاق های کوچک تر تقسیم کنند.
مطالعات نشان داده اند که قرارگرفتن در معرض نور طبیعی بیشتر در دفاتر می تواند سلامت و بهره وری کلی کارکنان را بهبود بخشد. هنگامی که یک فضای کنفرانس با نور طبیعی بیشتری ایجاد می کنید، می توانید به شرکت کنندگان کمک کنید تا هوشیارتر و درگیرتر شوند و در عین حال خطر سردرد، خستگی چشم و سایر ناراحتی ها را کاهش دهید. پس فضایی را با پنجره های بیشتر انتخاب کنید و اگر این امکان را ندارید می توانید از لامپ های نور طبیعی استفاده کنید.
کلام آخر
آنچه ما در این مطلب سعی کردیم برای شما روشن کنیم این است که همان طور که قوانین را برای تعامل با ذی نفعان تعیین می کنید، راه حل ها را با مشتریان جدید بررسی خواهید کرد و با تیم خود عیب یابی و طوفان فکری می کنید، می توانید با شناخت ضوابط طراحی اتاق کنفرانس و به تبع آن طراحی سالن کنفرانس از فضای این اتاق مهم برای کسب وکار خود یک محیط مولد ایجاد کنید. آنچه شما از جلسات انتظار دارید رسیدن به یک نتیجة تأثیرگذار هم راستا با اهداف تجاری کسب وکارتان است و باید بدانید طراحی سالن کنفرانس می تواند نقطه قوت یا ضعف محسوب شود. ما در این مطلب شما را با 5 نکته از مهم ترین ضوابط طراحی اتاق کنفرانس آشنا کردیم به طوری که طراحی سالن کنفرانس اداری برای شما تبدیل به نقطه قوت شود.
